Planejando umrealocação de laboratórionunca é um simples trabalho de “embalar e mover”. Como você desmonta com segurança equipamentos de laboratório sensíveis? As amostras de laboratório serão danificadas durante o transporte? O precioso instrumento ainda está calibrado e intacto após a mudança? O equipamento pode sobreviver à realocação e funcionar perfeitamente no novo local - e falta alguma coisa quando chega?
Etapa um: estabelecer regras claras de realocação
- Atribua com precisão tarefas de equipe e propriedade para cada fase da mudança
- Buscar a opinião interna da empresa de gerentes de laboratório, responsáveis de segurança e usuários finais
- Formule medidas apropriadas-de redução de risco antes de qualquer equipamento ser tocado
- Desenvolva um plano de backup para responder a situações inesperadas durante o trânsito ou configuração
Na nossa experiência, os laboratórios que saltam esta fase de planeamento quase sempre enfrentam atrasos evitáveis - normalmente porque a responsabilidade por um instrumento específico ou lote de amostras nunca foi claramente atribuída a uma pessoa.
Etapa dois: seguir um processo detalhado de realocação de equipamentos de laboratório
Pare de operar o equipamento de laboratório com segurança e prossiga com a embalagem, embalagem e desembalagem de acordo com as diretrizes do fabricante
Manuseie materiais perigosos corretamente durante o transporte, seguindo as fichas de dados de segurança aplicáveis
Re-ative as conexões de rede e de TI do instrumento de laboratório depois que o equipamento for reinstalado
Mantenha o controle de temperatura durante todo o trânsito, especialmente para amostras e reagentes{0}sensíveis à temperatura
Cumpra os regulamentos globais que regem o transporte de instrumentos de laboratório e substâncias perigosas
Este é normalmente o estágio em que umtransporte de equipamento de laboratório profissionalo parceiro agrega mais valor - muitos instrumentos de precisão exigem caixas anti-vibração, caminhões-com climatização controlada ou re-calibração na chegada, algo que as transportadoras em geral não estão equipadas para lidar.
Etapa três: coordenar a comunicação entre todas as partes interessadas
1. Identifique as pessoas que você precisa conhecer
Do pessoal de gestão do laboratório ao pessoal responsável pela empresa, das empresas de transporte contratadas profissionalmente ao pessoal de gestão dos fornecedores de equipamentos, bem como aos funcionários diários da empresa e ao plano de comunicação externa - cada parte interessada desempenha um papel num sucessoprojeto de realocação de laboratório.
2. Preste muita atenção ao planejamento antecipado
Identifique questões que precisam ser abordadas antecipadamente, como cobertura de seguro para transporte de instrumentos laboratoriais, documentação regulatória que deve ser processada antecipadamente, prazos de entrega e gerenciamento de amostras laboratoriais que exigem controle rigoroso de temperatura. Ignorar qualquer um deles pode colocar em risco todo um cronograma de realocação.
Passo Quatro: Preparar um Plano de Emergência para Realocação do Laboratório
Planeje com antecedência para diversas situações, incluindo os piores-cenários - um plano de contingência sólido é essencial para qualquer realocação de laboratório
Entenda seus parceiros, fornecedores e vendedores externos, juntamente com suas políticas, para determinar se há flexibilidade no tempo caso surjam problemas
Construa seu plano de contingência em torno de uma estrutura RAID (risco, suposição, problema, dependência) ou um registro de riscos. Este registro deve ser criado assim que o projeto de realocação for identificado e atualizado continuamente - todos os riscos ou problemas potenciais devem ser listados, rastreados e resolvidos à medida que o projeto avança
Escolhendo o parceiro certo para a realocação do seu laboratório
Para equipes de compras e gerentes de laboratório que avaliam fornecedores, algumas considerações práticas podem ajudar a restringir o campo:
- Histórico com instrumentos de precisão- solicite referências envolvendo equipamentos semelhantes ao seu (balanças analíticas, espectrômetros, equipamentos de cadeia de frio, etc.)
- Experiência em materiais regulatórios e perigosos- confirme se o fornecedor é certificado para transportar materiais de laboratório regulamentados ou perigosos em sua região
- Suporte de TI e{0}}instalação- verificar se o fornecedor pode se reconectar e validar a rede do instrumento após a mudança ou se isso depende da sua equipe interna
- Cobertura de seguro- solicitar documentação sobre cobertura para instrumentos-de alto valor durante o trânsito, não apenas seguro de frete padrão
Essa abordagem tende a funcionar bem para instituições de pesquisa, empresas farmacêuticas e de biotecnologia, laboratórios universitários e instalações industriais de controle de qualidade - essencialmente qualquer organização onde o tempo de inatividade do instrumento ou a perda de amostras acarrete um custo operacional ou financeiro real.
Perguntas frequentes
Qual é o primeiro passo para uma realocação de laboratório?
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A primeira etapa é estabelecer regras claras de realocação - atribuindo responsabilidades à equipe, coletando informações internas e identificando medidas-de redução de risco antes de qualquer equipamento ser movido.
Como você protege amostras de laboratório durante uma mudança de laboratório?
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As amostras de laboratório devem ser transportadas usando equipamentos e veículos com temperatura controlada, com protocolos de manuseio rigorosos para manter as condições de armazenamento exigidas da origem ao destino.
Os instrumentos de laboratório precisam ser recalibrados após a realocação?
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Sim. A maioria dos instrumentos de precisão exige reinstalação, reconexão de TI/rede e verificação de recalibração assim que chegam ao novo local do laboratório, idealmente realizada por técnicos qualificados.
Qual seguro é necessário para transporte de equipamentos de laboratório?
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Os laboratórios devem garantir cobertura de seguro dedicada para instrumentos-de alto valor durante o trânsito, separada do seguro de frete padrão, já que as apólices gerais geralmente não cobrem equipamentos especializados.
Com que antecedência deve ser planeada uma relocalização do laboratório?
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O planejamento deve começar o mais cedo possível - idealmente com vários meses de antecedência - para dar tempo para documentação regulatória, coordenação de fornecedores e desenvolvimento de um plano de contingência baseado em RAID-.
A realocação de um laboratório envolve muito mais riscos do que uma mudança de escritório padrão, e o parceiro de planejamento certo faz uma diferença mensurável nos resultados. Se você está se preparando para uma realocação de laboratório e deseja orientação personalizada sobre manuseio de equipamentos, conformidade regulatória ou um plano de realocação personalizado,Contate-nospara aconselhamento especializado ousolicite um orçamentopara discutir uma solução construída em torno das necessidades específicas do seu laboratório.